20 февраля 2008
ERP-системы и Мегаплан
Чем занимается основная масса компаний? Деятельностью, которую можно описать как «купи-продай», иначе говоря — торговлей. В таких компаниях есть система, которая считает товар и деньги и планирует ресурсы, это ERP. Это их основной инструмент.
Мегаплан с ERP-системой существует параллельно.
В ERP-системе не учитываются чисто менеджерские задачи. А Мегаплан нужен именно для решения таких задач.
Задачи, связанные с управлением, в компаниях существуют в виртуальном виде — они живут в электронной почте, аське и разговорах. Когда всё идет гладко — это никого не напрягает. Но гладко всё идет редко, а когда нужно перелопатить весь почтовый ящик в поисках единственного нужного письма, в котором мог бы содержаться ключ к решению проблемы — это уже катастрофа.
Пример про тухлые консервы
Вот пример задачи, которая в ERP-системе отражается одним документом, а реально предполагает кучу работы и много исполнителей.
Главный офис компании, продающей консервы, находится в Москве, а склад — в Новороссийске. Соответственно, на склад в Новороссийске поступает очередная партия консервированных персиков из Греции. Дальше мы для наглядности разложим всё по пунктам.
- В Новороссийске на складе открывают коробку и видят некондицию — персики в банках зелёного цвета, разного размера и непонятной консистенции.
- Начальник склада звонит в Москву директору по закупкам.
- Директор по закупкам запрашивает фотографии товара и прочую служебную информацию.
- Он же перепоручает своему помощнику отправить претензию поставщику.
- Поставщик винит во всём транспортную компанию.
- К ситуации подключаются логистики, которые запрашивают информацию у транспортной компании.
- В транспортной компании уверяют, что с их стороны нарушений не было.
- Все вопросы вновь обращаются к поставщику.
- К ситуации подключаются эксперты и юристы, которые составляют исковое заявление.
- Поставщик признает свою вину, извиняется и возвращает деньги.
Вся эта муторная история в системе учёта денег проводится как один документ «нам вернули деньги». Это здесь у нас получилось десять пунктов — в реальной жизни ещё хуже. Пара сотен телефонных звонков, электронных писем и сердечных приступов остаётся в ERP-системе за кадром.
В Мегаплане это делается так
В Мегаплане в подобном случае ставится задача, например, «Получить компенсацию от поставщика за некачественный товар» и ответственным назначается директор по закупкам.
Далее ответственный разбивает её на подзадачи – подготовить претензию, запросить данные у транспортной компании и т.д.
Все участники процесса видят развитие событий и отчитываются о своих действиях. В любой момент, если произошла какая-то заминка, можно сразу установить, по какой причине.
Что это даёт руководителю
Руководителю нужна агрегированная оценка ситуации. Чтобы её получить, нужно спрашивать у всех участников, как дела. В Мегаплане руководитель видит всю ситуацию, просто посмотрев задачу. Кроме того, здесь у него есть дополнительные инструменты для контроля. Ключевые пункты по ходу решения задачи можно отмечать вехами — например, в нашем случае, можно поставить веху «исковое заявление будет готово к такому-то числу». Таким образом у руководителя в одном месте собраны все данные о задаче, кто что делает, к какому сроку, кто добился какого результата и т.д.
Метки: ERP, использование, примеры
В заголовке поста ошибка Таск-менеджер.
Да, иногда хочется управлять таксами :) Программа для собаководов - “такс-менеджер”
Отличная вещь!
Многие компании создавали подобные продукты для внутреннего использования.. Наконец-то доступный продукт!
Не понятно, как “таски” помогут вернуть деньги за тухлые консервы.
Вы на самом деле верите, что руководитель будет следить через в таск-менеджер за эпопеей возврата денег? Кто-нибудь из вас работал в оптовой компании? Такие ситуации на дню не меньше десятка случаются. И разруливаются ответсвенным за это сотрудником в обычном порядке по отработанной схеме.
зы: придумайте что-нить другое, что-ли…
2зы: а по-моему, чем меньше тасков, тем лучше организована работа на предприятии
Таски не помогут вернуть деньги, таски только помогают хранить в одном месте всю информацию и оценивать ее. Таски уменьшают количество головной боли :)
Я работал директором торгово-производственной компании, а до этого внедрял системы учета для торговых компаний, так что я знаю про что говорю.
Десяток ситуаций на дню это к вопросу о том, задачи какого масштаба надо учитывать, понятно, что ставить каждый раз секретарше задачу - “сделай кофе”, глупо. Скорее вносить надо растянутые по времени задачи и задачи которые требуют много действий, если проблема решается одним телефонным звонком, то нет особого смысла делать под нее задачу.
Да, это идеальный случай, когда все само работает и нечем управлять не надо, но так не бывает :) Мы позиционируем Мегаплан как инструмент для быстро растущих компаний, у которых процессы и ситуация быстро меняется и нужен инструмент для упорядочивания и контроля задач.
Ок, выскажу далее свои соображения. Допустим, что “таски” в общем случае можно подразделить на следующие категории: события(оповещение, сообщение), документооборот и сами непосредственно задания. Это, конечно, не означает, что конкретный таск принадлежит к одной из категорий - оттенки серого допускаются.
Документооборот посредством тасков - плохая идея, с этим врядли спорить будете. События - вполне ничего, если оно не составляющее бизнес-процесса(или тех-процесса), т.е. из разряда: “я сегодня заболел”, “кто взял бюст Пушкина с моего стола”, “в праздники отдыхаем так”, “подайте заявки, кто хочет отдыхать в санатории” и т.д.
События, принадлежащие бизнес-процессу должны крутиться в соответствующей системе. Вы скажите, что “Мегаплан” и есть такая система - тогда буду критиковать его, но это другая история.
Наконец, сами задания. Я понимаю задания для таксистов и курьеров - здесь все четко и ясно, т.к. задания являются неотъемлемой частью бизнес-процесса. Но какой таск может быть у менеджера или инженера? У них не таски должны быть, а должностные обязанности, график документооборота, спецификации и планы.
Резюме: таск-менеджеры - это продвинутые корпоративные мессенджеры, не более.
Да вы правы, это не документооборот. Давайте теперь посмотрим на таски.
Должностные обязанности далеко не всё описывают и они описывают как должны происходит процессы, а таски это экземпляры процессов. Должностные обязанности это общее вещи. А такси это конкретные задачи, которые разумеется должны решаться в соответствие с должостными обязанностями. Вот примеры тасков из реальной жизни:
Т.е. это конкретные задачи, которые стоят в жизни компании и которые часто обсуждаются по почте/аське. Мегаплан намного более удобное место для постановки и контроля задач, чем почта/аська.
Да, если у нас розничный магазин, то разумеется продавец должен осуществлять процесс продажи в соответствие с должностной инструкцией и стандартом. И особой необходимости ставить ему таски нет. Но при это когда возникнет необходимость разработать новую систему мотивации для продавцов, то это уже будет таском для руководителя отдела продаж и HR-специалиста.
Весь день потратил на то, что сравнивал зарубежные аналогичные системы с Мегапланом. Без шуток - серьезно и вдумчиво изучал - что они сделали такого, почему на хабрехабре их так хвалят (dotproject, basecamp и т.п.).
Пришел к следующим вполне логичным выводам (каждый может убедиться лично - попробовав эти системы):
Плюсы:
1. Плюс данных систем (во всяком случае, basecamp) в довольно неплохих интеграционных возможностях - xml, iCal, rss - это все достойно… но нивелируется явно тем, что 90% сотрудников не пользуются rss, да и не собираюсь я заниматься вопросом синхронизации их outlooka с этой системой - абсолютно незачем.
2. Наличие “проектов” как объекта. Но в мегаплане также предполагается данная система, так что не считаю это за огромный плюс. Тем более, что я, например, работаю в такой организации, где понятие проект встречается очень редко.
3. Система совместного редактирования документов… хммм. очень даже неплохо в общем-то. Но честно говорят, для наших сотрудников явно пока сложновато. Они как-то по старинке. Вот система “согласования” (то есть действия приравненного к подписи сотрудника - он берет ответственность за определенные аспекты документа, например финансовые моменты) документов - это интересно, хотя это обещают нам реализовать в CRM. Это задача реализуется скорее в рамках регулярных процессов (не менеджерских задач, а стабильно повторяющихся).
4. система шаблонов задач. ну я так понял в мегаплане обсуждается этот вопрос. правда, честно скажу, вопрос не критичный абсолютно.
Плюсы мегаплана
1. структура организации ++ нигде не нашел адекватной реализации.
2. система комментов и сообщений по каждой задаче (а не по вехе, как в basecampe - абсолютно беспонтово)
3. систему соисполнителей, аудиторов - очень важная штука.
4. штрафы, баллы (очень хорошо, я видел будущую версию, там все очень даже неплохо, со временем, думаю будет просто на 5+).
5. система отпусков) тоже очень и весьма хорошо.
6. изначально русский язык и русский интерфейс (причем, очень качественный). Действительно понятный.
остальное пока подробно не изучил. но данное расследование буду продолжать )))
В общем подобную сводку делаю для того, чтобы разработчики посмотрели, что действительно очень интересно в их продукте с точки зрения бюрократических организаций среднего масштаба)
Добавлю про плюсы и минусы:
Плюс МегаПлана:
1. русский язык однозначно! вот что мне прислал basecamp сейчас “=5bmagistrat=5d =d0?=d0?=d0?”=e2??=e2??”=e2??=3b=d0?=d0=9e=d0?=d0?=d0?=d0=a6=d0?=d0?!!!!
24.04.08, 17:08″
За такие письма могут и уволить))
Плюсы Других систем:
1. есть оповещение по электронной почте. новые задачи, изменения приходят на почту. А так устроены наши руководители, что пока не всплывет им окошко на рабочий стол, они туда и не смотрят.
О боже мой!
Установил МОТИВ! Жесть. Я спокойно разбираюсь в ms project, bp win, delphi, представляю что есть что в 1С (в большинстве случаев).
Но МОТИВ - это жестоко. Мелкий шрифт, какие-то непонятные поля, десять вкладок, в каждой из которых десять подвкладок.
В общем, могу сказать одно - система очень многофункциональна - конечно, в перспективе хотелось бы перейти на всевозможные маршрутные схемы документов и т.п.
Но оптимизма данная программа не добавляет. Ту бюрократию, которая была в документах просто перенесли в компьютер. Жестоко.. Нечеловечно..
Интерфейс ужасен. Но буду пробовать дальше.
Все-таки, тот важный момент, что Мегаплан просто удобен - это очень важный момент. Потому как пользователь должен любить программу. Она должна ему помогать.. а этого очень сложно добиться.
Забыл добавить про руководство пользователя - 251 страница… )))
Кстати, есть еще система Золушка :). Разработка 90-х годов - у нас стоит. Там три руководства по 100 страниц. Как-нибудь обязательно выложу скрины и отдельные описания, если будет соответствующая тема.
Ну МОТИВ - это для более крупных компаний, там новоротов дофига - это скорее система документооборота, чем таск-менеджер - что и нужно для маленьких и мелких компаний!
Забыл написать, что до этого использовали Мотив - по сравнению, с Мегапланом - небо и земля… Просто и легко работать в Мегаплане!
Посмотрел систему Naudoc - вот яркий пример того, что не надо делать ни в коем случае. Жестоко вообще пользователей заставлять разбираться в таких хитросплетениях, которые придумали создатели этой системы.
Достаточно посмотреть презентации, чтобы понять, в такой системе никогда не захочется работать. И бог с ней с системой электронного документооборота. Не нужна она такая. Проще документ написать и отдать в секретариат, чем разбираться с ней. Ужасть, в общем.
Еще раз большой респект создателям Megaplan за отличный и понятный интерфейс.
Ну вообще-то приличные erp-системы содержат в себе в том числе и таск менеджер, который является частичкой всей системы. И вот когда такс менеджер интегрирован в единую систему, вот это действительно удобно. А так получается, что “вот это смотри в ERP, а вот это в Мегаплане”.
Видео клипы онлайн