Таск-Менеджер

Оптимальное решение сложной задачи

Когда в процессе планирования вы рисуете на доске или флипчарте схемы взаимодействия, нередко уже десятая линия, проведенная от одного отдела к другому, запутывает картинку, делая ее похожей на спутанный клубок рыболовной лески. Если же в процессе важна еще и ось времени, то схема порой становится невообразимо сложной, и руки просто опускаются. А ведь инновационный проект вот-вот будет запущен, взаимодействия должны быть определены и задачи должны быть поставлены.

Решение есть. Отличное решение, гарантирующее вам эффективное управление проектами в организации. Таск-менеджер – главный модуль Мегаплана – это корпоративная система управления проектами, позволяющая осуществлять планирование крупных или небольших проектов, оперативно контролировать их состояние, использовать систему планирования времени для себя и сотрудников. Перечень возможностей Таск-менеджера почти неисчерпаем, а когда вы используете их все – мы добавим новую функцию.

Систему управления задачами, которую предлагает Таск-менеджер, уже по достоинству оценили наши клиенты:

• —  дизайн-студии;
• —  студии по созданию и продвижению сайтов;
• —  рекламные агентства;
• —  юридические компании;
• —  интернет-студии;
• —  средства массовой информации;
• —  издательские компании;
• —  производственные фирмы;
• —  косметические компании;
• —  агентства недвижимости;
• —  розничные и оптовые торговые компании;
• —  учебные учреждения;
• —  строительные организации;
• —  автомобильные фирмы;
• —  консалтинговые агентства;
• —  финансовые, инвестиционные и страховые компании;
• —  некоммерческие и общественные организации.

Проекты и задачи на любой вкус

Организация любого профиля может использовать программу управления проектами. Конечно, по содержанию задача доставки пиццы заметно отличается от задачи презентации новой парфюмерной линии, однако их объединяют общие свойства:

• —  У задачи есть дата начала и дата завершения (дедлайн).
• —  Всегда есть исполнитель задачи.
• —  Даже самая простая задача является частью проекта.

Корпоративная система позволяет настраивать каждый проект так, чтобы исполнение каждой отдельной задачи отражалось на всех связанных с ней задачах. Это позволяет видеть общую картину в любой момент времени.

Особенно привлекательно внедрение автоматизации в компаниях, связанных с ИТ-сферой. В команде, делающей IT-проект, вопросы управления решаются на старте. Формируется структура проекта и внутренние связи между командами, настраивается программа учета рабочего времени – ведь вся отчетность в ИТ-проектах основывается на учете рабочих часов разработчиков, аналитиков и тестировщиков. Управление проектами в ИТ-компании позволяет связать различные сроки решения отдельных задач, так чтобы подойти к финальной стадии вовремя.

Аналогично решаются проблемы организации управления проектами в компаниях, занимающихся разработкой или продвижением сайтов. Каждый проект может быть разбит на задачи, которые выполняются параллельно, а руководитель, используя программу управления задачами, контролирует процесс и подключает свежие силы на отстающих участках.

Не меньше, чем ИТ-компаниям, программные средства управления проектами нужны, например, в дизайн-студии или рекламном агентстве. Оперативность выполнения поставленных задач – не самое сильное место таких творческих работников, как дизайнеры или копирайтеры. В этом случае система управления задачами позволит руководителю постоянно держать руку на пульсе, вовремя стимулировать зависший проект или вмешаться во взаимоотношения с клиентами – ведь инструменты управления проектами позволяют контролировать и этот аспект работы.

В компаниях, связанных с торговлей, информационные технологии управления будут нацелены скорее на финансовую сторону задач. Сведение в один отчет всех операций, оценка выполнения бюджетов продаж, перераспределение средств, выделение приоритетных направлений – специфические задачи будут управляться так же легко. Востребована будет и программа учета клиентов – ведение финансовой истории каждого клиента и контрагента поможет избежать рисков.

Эффективность – на каждом уровне ответственности

Современные системы позволяют реализовывать различные схемы эффективного управления в организации любого типа. Коммуникации внутри компании, контроль исполнения поручений, система управления задачами, организация управления всем проектом и система планирования времени. Решение всех задач упрощают автоматизированные системы управления проектами. Особенно важно адекватное регулирование всех этих аспектов при работе над крупными инновационными проектами.

Директору

Несомненно, вникать в мелкие детали каждого бизнес-процесса предприятия у руководителя крупной организации нет ни времени, ни возможности. Однако это не означает, что руководитель должен принимать важные решения вслепую. Информационная система управления проектами может быть настроена именно для решения стратегических задач. Группировка сотрудников по проектам, объединение задач, вывод аналитических отчетов по различным направлениям – все возможности управления задачами, финансами, персоналом сосредоточены в одной программе. Добавьте к этому систему планирования времени, которая позволит выстроить ваш день наиболее эффективно – и учесть время, которое тратят на свою работу сотрудники. Программное обеспечение настраивается под конкретные нужды руководителя компании. Вы сможете получать сводную информацию о состоянии дел компании, даже находясь вне офиса, а вызов в браузере специально настроенных отчетов займет считанные минуты.

Руководителю отдела

Как любой руководитель среднего звена, вы всегда находитесь меж двух огней: подчиненный для директора, руководитель – для подчиненных. Поэтому кому, как не вам, должны быть удобны все функции программы управления проектами. Участие в планировании с одной стороны и контроль исполнения поручений – с другой. Внеся всю нужную информацию в Таск-менеджер, вы сможете заменить им целый отдел управления проектами – настолько эта система эффективна. Весь учет, взаимосвязь между сотрудниками, планирование проекта, расстановка вех и определение подзадач – функционал программы несложен в освоении и настройке. Подготовить отчет о проекте в системе Таск-менеджер легко, ведь вся информация в программе управления задачами актуальна и доступна в любой момент. Получая доступ к сайту, на котором размещена корпоративная информация, вы можете быть уверены в надежности хранения данных и полноте информации по проекту. Практически, связь с командой проекта можно будет осуществлять в любое время, днем из офиса, вечером с домашнего компьютера – это позволит вам в конце дня проанализировать итоги работы и запланировать работы на завтра.

Сотруднику

После внедрения системы управления проектами жизнь и работа рядового сотрудника заметно упрощается, да и становится интереснее. Пользуясь корпоративной системой планирования времени, можно не просто показать руководству, как эффективно вы работаете, но и на самом деле найти неиспользованные ресурсы времени. Участвуя в процессах управления – пусть даже в роли скромного комментатора – вы приобретаете ощущение причастности к управлению реализацией своей задачи. А возможность Таск-менеджера подключить к задаче не только исполнителя, но и аудиторов, и соисполнителей, позволяет получать оперативную помощь и поддержку от коллег, что немаловажно при решении крупных инновационных проектов. Да, ваш руководитель осуществляет контроль исполнения поручений – но и вы можете стимулировать собственную работу, опираясь на чек-листы, фильтры программы менеджера проектов, выстраивая свои задачи по степени важности и по срокам. А возможности корпоративной переписки, доступ к общим форумам дают вам возможность ощутить себя частью коллектива, а не незаметным винтиком в большой системе.

Каждому сотруднику

Возможности Таск-менеджера многогранны и полезны для сотрудника компании любого уровня и степени ответственности. Настройте под свои нужды эту программу, и вы увидите, как начнет расти результативность вашей работы.

Менеджер проектов. Этот функционал позволяет создать внутри корпоративной системы проект, состоящий из нескольких задач, связать с каждой задачей определенных сотрудников и вести контроль исполнения поручений по назначенной задаче. Коммуникации по всему проекту видны всем соисполнителям, это позволяет оперативно решать возникающие проблемы и контролировать работу в целом. Сводная отчетность по всему проекту отражает все детали его исполнения.

Управление задачами. Таск-менеджер позволяет выстроить множество задач, каждая из которых имеет определенный статус, может быть назначена, перенесена, отменена или даже – провалена. И о срыве сроков задачи руководитель будет оповещен немедленно, так же как и о своевременном выполнении задачи. Удобный и простой в использовании менеджер проектов делает совместную работу эффективной.

Контроль работы подчиненных. Эта часть функционала Таск-менеджера делает работу руководителя комфортной и снижает уровень стресса. Ведь самое важное для руководителя – быть в курсе. Планирование проекта, назначение ответственных и контроль за процессом – все функции руководителя в одной программе.

База сотрудников и корпоративная переписка. Еще один немаловажный компонент системы управления и учета. Подробная информация о сотрудниках позволяет назначать исполнителей и связывать между собой работников как можно более эффективно. А возможность организовать рассылку по всем адресам в компании, используя общую адресную базу, существенно упрощает деловое общение внутри компании.

Планирование личных дел и встреч. В чем еще преимущество автоматизированной системы управления проектами онлайн – это возможность синхронизировать личные дела и бизнес-процессы компании. Система управления временем в Таск-менеджере может быть настроена так, чтобы деловые встречи, связанные с текущими задачами, планировались и отслеживались автоматически.

Итак, подводя черту, можно сказать, что система управления Мегаплан дает в руки руководителя компании инструментарий с широчайшими возможностями. Она может заменить отдел управления проектами, налаживая коммуникации, отслеживая выполнение задач, помогая руководителям всех уровней и рядовым сотрудникам полноценно участвовать в реализации проектов, имея полную необходимую информацию о задачах.

Таск-менеджер – система управления проектами и задачами организации – будет работать эффективно и безошибочно, если одной из первых задач будет установка и настройка софта для управления проектами, внесение всей исходной информации и обучение сотрудников, как использовать программу наиболее успешно.

Интерфейс с человеческим лицом

Мегаплан — первая российская система управления с человеческим лицом. Интерфейс Мегаплана сделан в Студии Артемия Лебедева. Его создатели руководствовались двумя основополагающими принципами. Первый — единство формы и содержания. Второй — наличие двусторонней связи. Такой подход позволяет создавать интерфейсы, в которых логика не задавлена эстетикой, а функциональность сочетается с простотой. Вы сможете за секунду понять, как заполнить карточку сотрудника, поставить первую задачу или создать сделку. Даже если до этого момента вы ни разу не работали ни в одной системе управления.